Kunde zahlt nicht: Was du tun kannst, bevor du einen Anwalt anrufst

Bei kleinen Betrieben stehen schnell zwischen 10.000 und 50.000 Euro offen. Nicht weil die Kunden schlecht sind, sondern weil Nachfassen unangenehm ist und deshalb liegen bleibt. Was du wirklich darfst und was am besten funktioniert.

Wann ist dein Kunde in Verzug?

Das ist die Frage, an der alles hängt, denn erst ab Verzug gibt es Zinsen. Drei Wege führen dahin:

• Du hast ein festes Datum vereinbart („zahlbar bis 30. Juni"). Dann tritt Verzug ohne Mahnung ein, sobald das Datum verstrichen ist.
• Du mahnst nach Fälligkeit. Mit dem Zugang der Mahnung ist der Kunde in Verzug.
• Es sind 30 Tage seit Fälligkeit und Zugang der Rechnung vergangen. Bei Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.

Dieser letzte Halbsatz ist der Grund, warum ein Standardhinweis in jede Rechnung an Privatkunden gehört. Er kostet dich eine Zeile und verschafft dir eine Rechtsposition.

Die erste Erinnerung: früh, kurz, freundlich

Eine Mahnung muss nicht nach Mahnung klingen. Die wirksamste erste Nachricht kommt drei bis fünf Tage nach Ablauf des Zahlungsziels, ist zwei Sätze lang und unterstellt nichts:

„Hallo Herr Meier, die Rechnung 2026-0147 über 1.480 Euro ist am Freitag fällig gewesen und noch nicht bei uns eingegangen. Falls das untergegangen ist, hier nochmal die Daten. Viele Grüße, Lasse"

Ein erheblicher Teil der offenen Rechnungen ist an dieser Stelle erledigt, weil die Rechnung schlicht im Stapel lag. Wer erst nach acht Wochen mit einem förmlichen Schreiben kommt, hat sich diese einfache Runde selbst verbaut.

Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale

Ab Verzug stehen dir Zinsen zu, gestaffelt danach, wer dein Kunde ist:

Der Basiszinssatz wird halbjährlich neu festgesetzt, den aktuellen Stand findest du bei der Deutschen Bundesbank. Die 40-Euro-Pauschale gilt nur gegenüber Unternehmen, dafür unabhängig davon, ob dir überhaupt Kosten entstanden sind.

In der Praxis geht es bei kleineren Beträgen selten ums Geld aus den Zinsen. Es geht darum, dass ein Kunde merkt, dass du mitzählst.

Wenn das nicht reicht: der Mahnbescheid

Bleibt es dabei, ist der gerichtliche Mahnbescheid der günstigste nächste Schritt. Du beantragst ihn online über das gemeinsame Mahnportal der Bundesländer, brauchst keinen Anwalt und zahlst eine Gebühr, die sich nach dem Streitwert richtet und meist im niedrigen zweistelligen Bereich liegt.

Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Widerspricht er, landet die Sache vor Gericht, und spätestens dann ist ein Anwalt sinnvoll.

Vergiss die Verjährung nicht

Deine Forderung verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2029 durchsetzbar. Das klingt nach viel Zeit, und genau deshalb liegen in vielen Betrieben Forderungen aus dem vorletzten Jahr herum, an die sich niemand mehr herantraut.

Der eigentliche Fehler passiert vorher

Fast jede der Rechnungen, die nach acht Wochen noch offen ist, hat dieselbe Vorgeschichte: Sie ging spät raus, danach hat wochenlang niemand hingeschaut, und als es auffiel, war die Sache schon peinlich. Wer am dritten Tag nach Fälligkeit freundlich erinnert, kommt fast nie in die Lage, über Mahnbescheide nachdenken zu müssen.

Das ist Fleißarbeit, die niemand gerne macht, und deshalb genau die Art Arbeit, die man abgeben sollte. Mehr dazu in Zahlungsziel, Abschlag, Skonto.

Dieser Artikel ist nach bestem Wissen geschrieben und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was in deinem Betrieb konkret gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.