E-Rechnung im Handwerk: Was ab wann Pflicht ist

Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Empfangen musst du schon länger, beim Versand gelten Übergangsfristen, und die erste davon läuft am 31. Dezember 2026 aus. Was das für einen Betrieb mit fünf Leuten heißt, steht hier.

Eine PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten hängen bleiben. Eine Rechnung, die du als PDF per Mail verschickst, gilt weiterhin als sonstige Rechnung, genauso wie Papier. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den die Software beim Empfänger direkt einlesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm:

• XRechnung — eine reine XML-Datei. Für Maschinen gemacht, für dich unlesbar.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — eine PDF, in der die XML-Datei eingebettet steckt. Du siehst eine ganz normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware deines Kunden liest die Daten aus der eingebetteten Datei.

Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD in aller Regel der angenehmere Weg, weil das Dokument für Menschen lesbar bleibt. Dein Kunde kann es öffnen und ausdrucken wie vorher.

Die Fristen im Überblick

Zwei Dinge daran werden regelmäßig verwechselt. Erstens: Die Empfangspflicht gilt bereits, ohne Übergangsfrist. Wenn dein Großhändler dir eine XRechnung schickt, ist „kann ich nicht öffnen" kein Argument. Zweitens: Die Fristen gelten nur für den Versand, und nur zwischen Unternehmen.

Für Privatkunden ändert sich nichts

Wenn du überwiegend für Endkunden arbeitest, kannst du an dieser Stelle durchatmen. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für die Badsanierung bei einer Familie schickst du weiterhin eine PDF oder Papier, so wie du willst.

Sobald allerdings ein Hausverwalter, eine Wohnungsbaugesellschaft oder ein anderer Betrieb dein Auftraggeber ist, bist du im B2B-Bereich und damit in der Pflicht.

Vier Dinge, die du jetzt klären solltest

1. Kann dein Programm das? Lexoffice, sevDesk und die meisten Handwerkerprogramme können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen. Ruf beim Support an und lass dir sagen, wo der Haken sitzt, statt es zu vermuten.
2. Leg ein Empfangspostfach fest. Eine Mailadresse, die wirklich jemand liest, und die dein Steuerberater kennt. Rechnungen, die im Postfach eines Mitarbeiters versanden, kosten dich den Vorsteuerabzug.
3. Kläre die Aufbewahrung. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz im Original. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein PDF-Export der XRechnung auch nicht.
4. Räum die Stammdaten auf. Eine E-Rechnung ist strenger als Papier: Fehlt eine Pflichtangabe, lehnt die Software beim Empfänger sie ab, statt dass jemand darüber hinwegsieht. Was drauf muss, steht in diesem Artikel zu den Pflichtangaben.

Der Teil, der wirklich anstrengend wird

Nicht das Format. Formate kann Software. Anstrengend wird, dass ab jetzt jede Rechnung von Anfang an sauber und vollständig sein muss, weil eine Maschine sie prüft und nicht ein wohlwollender Mensch in der Buchhaltung. Wer seine Rechnungen abends um halb elf zusammentippt, merkt das zuerst.

Genau da lohnt es sich, den Ablauf einmal richtig aufzusetzen: Auftragsdaten fließen automatisch in die Rechnung, das Format stimmt, der Versand passiert am Tag der Fertigstellung. Danach ist die Umstellung ein erledigter Punkt und keine Dauerbaustelle.

Dieser Artikel ist nach bestem Wissen geschrieben und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was in deinem Betrieb konkret gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.